De kijk van Eduard (DUO) op samenwerking tussen beleid en uitvoering.
Eduard is sinds 1 december 2021 beleidsadviseur MBO bij DUO, en is onder de indruk van de professionaliteit van de organisatie. Zijn taak is om er voor te zorgen dat iedereen, binnen de organisatie en daarbuiten, is aangesloten op de opdrachten die DUO uitvoert. Voor Eduard is dat vanzelfsprekend, maar vanzelf gaat het niet. “De samenwerking van DUO met de omgeving, van departement tot onderwijsinstellingen, is in het algemeen goed. Maar het ontwikkelen van die samenwerking is wel een continu proces. Nu zowel de uitvoeringsprocessen als het portfoliomanagement goed geregeld zijn - daar zit veel tijd en geld in - is DUO goed uitgerust om de opdrachten uit te voeren. En past een opdracht niet goed bij ons, dan hebben we als uitvoeringsorganisatie ook de ruimte om dat bij de betreffende opdrachtgever aan te geven!” De uitvoering van dergelijke opdrachten wordt dan op een andere wijze vormgegeven of bij een andere (uitvoerings)organisatie belegd. Hierdoor bewaken we dat we de juiste dingen blijven doen en dat we die dingen goed blijven doen.
DUO, de Dienst Uitvoering Onderwijs, staat midden in de uitvoeringsketen onderwijs. Hierbij voert DUO zowel voor het ministerie van OCW als SZW en voor twee andere ministeries opdrachten uit. DUO wordt in een vroeg stadium van de beleidsontwikkelingsproces betrokken. Hiervoor zijn accountmanagers bij DUO actief. Deze houden in de gaten wat er speelt binnen de politiek, op het departement en daarbuiten – en kijken zowel naar de actualiteit als naar de lange termijn. Zo horen Eduard en zijn collega’s op tijd wat er op hen af komt.
De taken van Eduard zijn meer gericht op de andere kant van de keten. Hij onderhoudt bijvoorbeeld contact met onderwijsinstellingen, softwareleveranciers en brancheorganisaties. Maandelijks haalt hij tijdens een ketendag input op die hij voor zijn werk nodig heeft en deelt hij informatie over beleidszaken met de keten. Voor de ketenpartners is de ketendag ook het moment om kennis uit te wisselen. Hierdoor kunnen in een vroeg stadium problemen worden geïdentificeerd en kan met elkaar naar een oplossing worden gezocht.
Volgens Eduard is een van de succesfactoren van DUO dat het een goede en duurzame samenwerkingsrelatie met OCW heeft. DUO is de aangewezen partij voor OCW en vice versa. Vanwege deze wederzijdse afhankelijkheid zijn de organisaties samenwerkingsgericht en kennen collega’s van beide organisaties elkaar en weten ze elkaar te vinden. Daarnaast maakt dit dat DUO zich kan specialiseren en veel kennis en kunde in huis heeft.
Dat DUO zo ketengericht werkt is eigenlijk heel logisch, aldus Eduard. “Uitvoering is niet het einde van de keten, daarna volgt de praktijk. In het onderwijs zijn de verschillende sectoren en de diverse organisaties heel afhankelijk van elkaar. Denk alleen al aan alle gegevensuitwisselingen tussen de verschillende partijen. Alle betrokken partijen moeten gegevens met elkaar kunnen uitwisselen om de boel draaiende te houden. DUO is voor een deel van de uitvoering ook afhankelijk van onderwijsinstellingen en van softwareleveranciers. Wanneer OCW een aanpassing wil doorvoeren – en DUO snel kan schakelen -, hebben onderwijsinstellingen en softwareleveranciers ook tijd nodig om e.e.a. te realiseren. Oog hebben voor elkaar, elkaar kennen en tijdig informeren is dan essentieel.”
Dat geldt ook voor beleidsmakers. Het Integraal afwegingskader voor beleid en regelgeving (IAK) helpt bij het op tijd betrekken van de uitvoering. Volgens Eduard is het belangrijk dat beleidsmedewerkers zich bewust zijn van de keten waar ze onderdeel van zijn. Uiteraard is voor een goede samenwerking tijd nodig en is het niet altijd gemakkelijk. Eduard: “Soms worden er stevige gesprekken gevoerd over welke opdrachten wanneer kunnen worden uitgevoerd. Ook onze uitvoeringstoets is zakelijk. Als DUO signalen krijgt dat een beleidskeuze verkeerd in de praktijk kan uitpakken, dan is het onze taak om dat in de uitvoeringstoets te melden. Uiteraard denken we dan wel mee over een oplossing. Daarom is het ook belangrijk om meerdere malen in het beleidsontwikkelingsproces de uitvoering en de praktijk te betrekken. Zo kan bijvoorbeeld een kleine aanpassing in de vraagstelling van de uitvoeringstoets grote consequenties hebben op de impact, de kosten en daarmee op de haalbaarheid van een beleidsidee of een wetsvoorstel.”
Heb je ook een best practice uit de beleidspraktijk die je zou willen delen met collega’s? Laat het gerust weten, via beleidskompas@kcbr.nl.
Laatst gewijzigd op: 19-5-2023