Benchmarking

Inhoudsopgave

1. Wat is benchmarking?

Algemeen

Bij benchmarking vergelijk je de prestaties van verschillende bedrijven of organisaties. Zij kunnen zich dan met elkaar vergelijken. De kwaliteit van organisaties wordt zo beter.

Een benchmark is een hulpmiddel waarmee je prestaties van de ene organisatie kunt vergelijken met die van anderen. Samen met andere organisaties of afdelingen kunnen resultaten worden gemeten, met graadmeters die van tevoren zijn vastgesteld. Daarna worden de organisaties die het best scoorden de ‘best practices’ genoemd. Deze kunnen dan een voorbeeld zijn voor de rest. De prikkel voor organisaties om hun gedrag aan te passen komt dus door het openbaar maken van de vergeleken prestaties. Daarmee is er naming and shaming voor de goed presterende organisaties en ‘naming and shaming’ voor de minder goed presterende organisaties. Op basis van de vergelijking kunnen organisaties besluiten om hun prestaties te verbeteren.

Benchmarking kan vrijwillig gebeuren, maar ook door een onafhankelijke partij die gevolgen kan geven aan de resultaten.

Kenmerken benchmarking

Benchmarking is als beleidsinstrument op een paar belangrijke punten vergelijkbaar met het noemen van best practices:

  • Het is een specifiek instrument, gericht op een duidelijk omschreven doelgroep.
  • Er is sprake van sociale regulering.
  • Het is meestal een informeel instrument, zonder een wettelijke basis.
  • Het is een vorm van co-regulering: de overheid neemt de taak niet zelf op zich, maar moedigt anderen aan om dit op de gewenste manier te doen.
  • Benchmarking kan gebeuren in een verticale relatie tussen de overheid en de doelgroep, als de overheid via benchmarking gewenst gedrag wil aanmoedigen. Maar ook in een meer horizontale relatie, als de overheid zelf een van de organisaties is die vergeleken wordt. Door de overheid wordt benchmarking wel ingezet als aanvullend of alternatief verantwoordingsinstrument. Het kan dan gebruikt worden als sturingsinstrument in plaats van een meer directe controle.

Benchmarking is op een aantal punten juist ook verschillend van best practices:

  • Benchmarking is stimulerend en ook een beetje onderdrukkend, meer dan het enkel verspreiden van best practices. Het niet halen van de benchmarkdoelen kan gevolgen hebben. Die gevolgen zijn wel afhankelijk van het beleid en/of de afspraken die met de doelgroep zijn gemaakt.
  • Verder is benchmarking een effector. Dit betekent dat het helpt bij de uitvoering van beleid: je moedigt er gedragsverandering mee aan.
  • Benchmarking kan ook een detector zijn. Je kunt er nuttige informatie voor het beleid mee verzamelen.

Andere kenmerken van benchmarking zijn:

  • De deelnemende partijen aan de benchmarking stellen de regels op. Het benchmarkingproces wordt aangemoedigd door de overheid. Soms neemt de overheid het initiatief tot benchmarking.
  • Benchmarking is zelf niet dwingend. Maar de resultaten kunnen wel dwingende gevolgen hebben als er bijvoorbeeld prestatieafspraken zijn gemaakt en als zij openbaar gemaakt worden.
  • De benchmarking is alleen gericht op bedrijven en instellingen in dezelfde markt, of overheden en instanties in de semi-overheid op hetzelfde bestuursniveau.
  • Benchmarking gebeurt ook op Europees niveau. Op een aantal beleidsterreinen waar de EU zelf geen regels over kan maken, kan de EU wel het beleid van de lidstaten vergelijken. Een voorbeeld hiervan is arbeidsmarktbeleid. De EU kan hier zelf geen dwingende regels over maken. Maar de EU vergelijkt wel het beleid van de lidstaten over bijvoorbeeld bestrijding van werkloosheid en verhogen van de kwaliteit van arbeid. Op die manier probeert de EU toch het beleid van de lidstaten te sturen.

Voordelen

  • Met benchmarking kun je het gedrag van een doelgroep beïnvloeden.
  • Door benchmarking kan iedereen inzicht krijgen in de prestaties van de deelnemende organisaties, en kunnen deze ook met elkaar vergeleken worden.

Nadelen

  • Het is moeilijk in te schatten of het gebruik van een benchmark ook echt voor verandering van gedrag zorgt.

Terug naar boven

2. Hoe gebruik je benchmarking?

Het benchmarkproces heeft een aantal stappen:

  1. Eerst bepaal je het onderwerp van de benchmarking, de graadmeters en de partners die deelnemen.
  2. Je verzamelt informatie over de prestaties van de deelnemers.
  3. Je vergelijkt deze informatie.
  4. Je kijkt naar de werkwijzen van de deelnemers, en wat daarin succesvolle onderdelen zijn.
  5. Je bepaalt welke lessen en aanbevelingen je mee kunt geven om de werkwijzen van de deelnemers te verbeteren. De deelnemers kunnen op basis van de resultaten ook hun eigen prestatienormen aanpassen. In dat geval is er sprake van best practices.

Slaagfactoren

  • Je moet het met de deelnemers eens zijn over de graadmeters van de benchmark.
  • Je moet voldoende gegevens hebben om de prestaties te kunnen vergelijken.
  • Als er voor de benchmarking gegevens van deelnemers nodig zijn waardoor ze niet goed beoordeeld worden, zullen ze deze niet graag geven. Het wordt dan extra moeilijk om deze te verzamelen.

Faalfactoren

  • Benchmarking werkt niet als er alleen maar streefcijfers worden toegepast.

Valkuilen en tips

  • Benchmarking is vooral geschikt voor personen en bedrijven die positief willen opvallen.
  • De bedrijfsonderdelen van de deelnemers moeten min of meer vergelijkbaar zijn, en de doelgroep moet genoeg organisaties/bedrijven hebben om met elkaar te kunnen vergelijken.
  • Het is goed om de resultaten van de benchmarking regelmatig opnieuw te bekijken op basis van nieuwe omstandigheden.

Terug naar boven

Laatst gewijzigd op: 28-3-2023