Inhoudsopgave
- Achtergrond
- 1. Het (met je team) ontwerpen van een participatieproces
- 2. Het maken van een stakeholderanalyse
- 3. Het schrijven van een participatieplan
- 4. Het betrekken van politici bij participatieprocessen
Achtergrond
Bij het voorbereiden van beleid, wet- of regelgeving voor een bepaald vraagstuk kun je het beste gebruikmaken van het Beleidskompas. Al bij de eerste fase van het Beleidskompas is het belangrijk dat jij en je projectteam nadenken over de vraag of en zo ja, hoe participatie het beste kan worden georganiseerd in jullie project.
Op basis van nationale en internationale ervaringen heeft het Kennisknooppunt Participatie verschillende stappen geformuleerd waarmee je al in de opstartfase van een beleid- of besluitvormingsproces kunt nadenken over jouw participatieaanpak. Wanneer je aan de slag gaat met participatie, kun je deze stappen gebruiken als houvast voor het organiseren van een succesvol participatieproces.
1. Het (met je team) ontwerpen van een participatieproces
Een participatieproces moet bijdragen aan de doelen van je beleid, programma of project. Om een goed participatieproces te kunnen ontwerpen, is het daarom belangrijk om tijdens een werksessie met je projectteam scherp te krijgen wat de ambitie is voor participatie in je project. Ook kun je tijdens een dergelijke sessie bespreken hoe participatie kan bijdragen aan de doelstelling van het project. Met andere woorden: wat is het probleem (Beleidskompas vraag 1) en wat is het beoogde doel (Beleidskompas vraag 2)? Een participatieproces moet immers bijdragen aan dit projectdoel, dus het is belangrijk dat jij en je projectteam hier zo snel mogelijk een gedeeld beeld van krijgen.
Bespreek tijdens de werksessie ook wat de ruimte is om de inbreng vanuit het participatieproces integraal mee te wegen in het besluitvormingsproces. Waar kunnen de resultaten (eventueel) voor worden gebruikt? In een werksessie Participatieaanpak kun je met onder andere deze vragen komen tot een ontwerpbasis van je participatieproces. De opbrengst van de werksessie gebruik je als bouwstenen voor het maken van een stakeholderanalyse en een uiteindelijk participatieplan (zie hieronder).
2. Het maken van een stakeholderanalyse
Concrete initiatieven en keuzes worden beter (begrepen) als belanghebbenden in een vroeg stadium betrokken worden, wanneer er nog relatief veel ruimte voor inbreng is. Hierbij is het eerst van belang om te bepalen wie in jouw vraagstuk belanghebbende is. Welke mensen of partijen worden bijvoorbeeld door een bepaald initiatief geraakt, of hebben er (unieke) kennis of ideeën over? Met behulp van het Beleidskompas kun je onderzoeken wie bij jouw vraagstuk de Belanghebbenden zijn, en zodoende inzicht krijgen in de vraag welke actoren je het beste kunt betrekken door middel van participatie. Ook de Handreiking Stakeholderanalyse kan je hierbij op weg helpen.
Belanghebbenden breng je het liefste aan het begin van een project in kaart. Het is echter nuttig om gedurende elke (Kompas)fase van het project het overzicht met belanghebbenden opnieuw tegen het licht te houden. Bij het in kaart brengen van belanghebbenden is het verder belangrijk om te achterhalen welke mensen eventueel extra kennis en/of middelen nodig hebben om aan een participatieproces deel te kunnen nemen. Help deze mensen zodat zij wel mee kunnen doen. Er bestaan hiervoor verschillende manieren en instrumenten. Bedien mensen op maat, zodat er een gelijk kennisniveau ontstaat. De Handreiking Stakeholders informeren geeft tips over hoe je belanghebbenden het beste kunt informeren.
3. Het schrijven van een participatieplan
Na de werksessie en de stakeholderanalyse kun je aan de slag met het opstellen van een participatieplan. Dit is een plan dat helder en duidelijk beschrijft wat je met behulp van participatie wilt bereiken. Hierbij benoem je welke partijen op welk moment worden betrokken bij een vraagstuk, beleidsdossier, programma of project. Ook staat in het participatieplan op welke manier (dus met welke participatievormen) belanghebbenden betrokken worden, binnen welke kaders de participatie plaats kan vinden en wat de beleidsruimte voor de inbreng van participanten is. Tot slot maak je in dit plan transparant hoe je omgaat met de opbrengsten van de participatie; hoe wordt de inbreng van participanten meegewogen?
Door een participatieplan met participanten te delen maak je voor iedereen inzichtelijk wat je met de participatie wilt bereiken, zodat er sprake is van goed verwachtingsmanagement. Het is echter ook mogelijk om de participanten niet alleen te laten participeren over de inhoud, maar ook over de manier waarop en de mate waarin zij betrokken willen worden. Door feedback te vragen op een participatieplan kun je bij belanghebbenden toetsen of het plan dat jij bedacht hebt ook uitvoerbaar is in de praktijk. Ook kun je hierdoor aansluiting zoeken op andere gerelateerde participatietrajecten. Op deze manier wordt voorkomen dat belanghebbenden meerdere keren worden benaderd door dezelfde of verschillende initiatiefnemers met gerelateerde plannen zonder dat zij de samenhang kennen.
Besteed in je participatieplan ook aandacht aan de noodzaak van (voortdurende) communicatie met belanghebbenden. Leg daarom in je participatieplan vast hoe na ieder participatiemoment aan belanghebbenden wordt teruggekoppeld wat er met hun inbreng is gedaan, ook in moeilijke fasen en ook als er geen nieuws of slecht nieuws is. Het is belangrijk om belanghebbenden inzicht te geven in de achterliggende dilemma’s en afwegingen die een rol spelen in de besluitvorming. Ga in het participatieplan daarom in op de manier waarop uiteindelijke keuzes worden verantwoord en hoe verschillende belangen, zowel procesmatig als inhoudelijk, hebben doorgewerkt in de besluitvorming. Op deze manier is het participatieproces voor iedereen navolgbaar en weet iedereen hoe een uiteindelijk besluit tot stand is gekomen.
Meer informatie over het opstellen van een participatieplan vind je in de Handreiking Participatieplan.
4. Het betrekken van politici bij participatieprocessen
Participatie vindt plaats in een politiek-bestuurlijke context. Wat betekent dit voor de bestuurders en politici die verantwoordelijk zijn voor deze beslissingen? Nemen zij deel aan het participatieproces of niet? Worden zij continu betrokken of alleen in bepaalde fasen? En hoe vindt besluitvorming eigenlijk plaats?
Voor het slagen van een participatieproces is het van groot belang dat er duidelijkheid bestaat over deze vragen én dat hierop bestuurlijk commitment is. Dit betekent dat bestuurders bereid moeten zijn om de resultaten uit de participatie mee te wegen in de beleids- en besluitvorming. Door als bestuurder voorafgaand randvoorwaarden te stellen aan de participatie, schep je heldere verwachtingen over en weer. Hierbij is het belangrijk om het participatieplan door de hoogst verantwoordelijke voor het project, wat vaak de bestuurder zal zijn, vast te laten stellen in bestuurlijk besluit. Meer informatie over hoe je politici en bestuurders kunt betrekken bij participatie vind je in de Handreiking De rol van politici en bestuurders in participatie.
Laatst gewijzigd op: 13-9-2023