Uitvoeringsanalyse

Het is belangrijk om in een vroeg stadium, nog voordat je de beleidskeuze hebt gemaakt, inzicht te krijgen in de werkbaarheid van het voorstel op het gebied van de uitvoering en de effecten op het uitvoeringsapparaat door het doen van een uitvoeringsanalyse.

A. Welke organisaties zullen de ontwerpregeling uitvoeren?

B. Is helder wat de opgedragen taak is?

  • Zijn de uitvoerders voldoende en tijdig geïnformeerd over de aanleiding voor de taak, de aard en omvang van de taak en de handelingen, procedures, termijnen en doorlooptijden die in dat kader relevant zijn?
  • Is er voldoende draagvlak bij de uitvoerder? Is het werkbaar?
  • Is er sprake van ketenregie op de uitvoering en wie voert die regie?
  • Worden er knelpunten voorzien? En welke oplossingsrichtingen?
  • Heeft de uitvoerder de ruimte om de taak zelf nader in te vullen en zo ja, hoe wordt voorzien dat daar invulling aan zal worden gegeven?

C. Is de organisatie voldoende toegerust voor een doeltreffende en doelmatige uitvoering?

  • Is er voldoende capaciteit of vraagt de uitvoering verschuiving van prioriteiten of andere noodmaatregelen?
  • Is de informatievoorziening tussen ketenpartners toereikend en zo nee, welke aanpassingen zijn in welk stadium noodzakelijk?
  • Beschikt de organisatie over voldoende bevoegdheden?
  • Is de organisatie op het gebied van de ICT voldoende toegerust? Is voldoende helder wat de uitvoering van de automatisering vraagt en of dat in de mogelijkheden ligt?
  • In hoeverre zijn de voor de uitvoering benodigde werkprocessen voorhanden?
  • Kijk ook naar de impact op personeel, communicatie en huisvesting

D. Wat zijn de ingeschatte kosten voor uitvoering?

  • Waarop is de inschatting gebaseerd?
  • Om welk type kosten gaat het? (directe/indirecte kosten?)
  • Zijn het eenmalige of structurele kosten?
  • Ten laste van wie/welk budget komen de kosten? /Wie betaalt?
  • Welke zijn de financieringsvoorwaarden?
  • Zijn de kosten proportioneel?

E. Wat zijn de verwachte effecten van de regeling?

  • Wat is de verwachting ten aanzien van de vatbaarheid van de uitvoering van de regeling voor bezwaar/beroep op grond van de Algemene wet bestuursrecht?
  • Maak een risicoanalyse: Welke zijn de andere mogelijke neven- en onvoorziene of onbedoelde effecten?
  • Indien er gevolgen zijn voor (groepen van) burgers wordt dan bij de ontwerpregeling uitgegaan van een realistische inschatting van hun doenvermogen? Houdt de inrichting van de regeling rekening met verschillen in doenvermogen en met  de mentale belastbaarheid van burgers? Is sprake van cumulatie van lasten? Wat zijn de gevolgen van inertie of fouten aan de kant van de burger? Is er voorzien in hulp en vroegsignalering indien nodig? Indien relevant moeten deze vragen met behulp van pilots, pretests of andere middelen worden onderzocht. Zie voor meer informatie Doenvermogen.

F. Is voorzien in duidelijk, uitvoerbaar en kosteneffectief overgangsrecht?

G. Veranderen de antwoorden op de vragen als er nieuwe toetreders komen/nieuwe toepassingen zijn in het beleidsveld?

H. Welke mogelijkheden zijn er om bij te sturen indien de aannames die gedaan zijn in de vragen alsnog niet blijken te kloppen?

Van uitvoeringsanalyse naar uitvoeringstoets

Indien je beleid of wetgeving maakt waarin organisaties of instanties mogelijk een rol of verplichting krijgen bij de uitvoering, zal je voor de onderbouwing van je voorstel vroeg in je beleidsproces informatie moeten verkrijgen over de uitvoerbaarheid. Dat doe je door het maken van een uitvoeringsanalyse.

Door vroegtijdig een uitvoeringsanalyse uit te voeren, versterk je de uitvoeringstoets. Zodra het beleid of regelgevingsvoorstel in concept gereed is en er sprake is van substantiële (neven)effecten voor uitvoerende en handhavende instanties, moet je deze instanties om een oordeel vragen over de uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid van het voorstel (= uitvoeringstoets, ook wel aangeduid als uitvoerbaarheidstoets of vergelijkbare termen). Dit vindt plaats op het moment dat je beleid of regelgevingsvoorstel in concept gereed is, voorafgaande aan de ministerraadbehandeling. De Handleiding uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid (U&H) bevat de vragen en aspecten die hierbij aan de orde kunnen komen.

Om de regie over dit proces te kunnen nemen, loop je de volgende stappen langs:

  1. Breng het volgende in kaart:
    Wat is het probleem?
    Wat is het beleidsdoel? Hoeveel ruimte laat dat doel voor de uitvoerder om zelf het middel te kiezen?Welke doelgroepen komen in beeld? (bv. gemeenten moeten voortaan X controleren, instantie moet voortaan bepaalde gegevens verzamelen). Als (groepen van) burgers worden geraakt, dan moet bij de uitvoering aangesloten worden bij hun doenvermogen. Dit geldt ook als zzp’ers of klein mkb-bedrijven worden geraakt.
    Welke uitvoerders en andere bij de uitvoering betrokken actoren zijn nodig voor een goede analyse? Hoe kan afstemming met deze actoren worden georganiseerd? Nemen ze deel aan een werkgroep? Is er overleg tussen bestuurders? De wenselijkheid een zwaardere analyse uit te laten voeren is afhankelijk van diverse factoren.
  2. Indien er meerdere organisaties geraakt worden door je voorstel, ga je na of zij moeten samenwerken om h e t goed uitgevoerd te krijgen. Zo ja, bepaal of een van deze organisaties de regie voert of kan voeren over de andere organisaties en vanuit die rol een gezamenlijk oordeel over de uitvoerbaarheid kan coördineren. Zo niet, doorloop voor elke organisatie het proces van een uitvoeringsanalyse en uitvoeringstoets.
  3. Als verschillende overheidsorganisaties samen een rol spelen bij de invoering van het voorstel, moeten ze ook samen kijken naar de totale impact die hun optreden heeft op de doelgroep(en).
  4. Loop zelf de vragen van de uitvoeringsanalyse langs. Zijn er vragen die je niet kunt beantwoorden zonder gegevens van de betrokken instantie of relevante doelgroepen? Bekijk dan in welk bestuurlijk gremium hierover afspraken kunnen worden gemaakt. Dit kan een regulier overleg zijn tussen bestuurders, een overleg over het jaarplan van de uitvoeringsorganisatie of een speciaal voor dit doel georganiseerd overleg.
  5. Breng in dit bestuurlijk overleg je analyse genoemd in 1 t/m 3 aan bod en maak afspraken over hoe de uitvoeringsanalyse en de uitvoeringstoets zullen worden uitgevoerd en op welk moment. Spreek ook af wie de regie voert in dit proces en welke partijen zullen worden betrokken en op welk moment.
  6. Leg de afspraken uit dit overleg vast in een startnotitie die je op bestuurlijk niveau afstemt.
  7. Met medeneming van de resultaten van de analysefase wordt het voorstel opgesteld. De uitvoeringsorganisatie voert vervolgens, voorafgaande aan de ministerraadbehandeling van het voorstel, een uitvoeringstoets op het voorstel uit of brengt een offerte uit of geeft een bestuurlijk oordeel over je voorstel, afhankelijk van wat hierover is afgesproken of in de onderlinge verhoudingen gebruikelijk is. Voor een dergelijke toets is 6 á 8 weken gebruikelijk. Indien het gemeenten of provincies betreft staat hier 2 maanden voor.
    Houd er rekening mee dat een uitvoeringstoets 1 tot 3 maanden doorlooptijd vergt.
  8. Toetsing van je analyse/toets. De resultaten van de uitvoeringsanalyse dan wel de uitvoeringstoets geef je aan in de memorie of nota van toelichting bij je regelingsvoorstel. Deze wordt beoordeeld door de sector juridische zaken en wetgevingsbeleid (JZW) van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. JZW kijkt hierbij ook naar de stappen die er zijn gezet om tot je oordeel over uitvoerbaarheid te komen.

Tools en handleidingen

Voor het maken van een  uitvoeringsanalyse is  hierboven aangegeven welke vragen daarbij aan de orde kunnen komen.

Er bestaan nog diverse andere tools en handleidingen, die niet geactualiseerd zijn maar die wel inspiratie kunnen bieden voor het maken van een goede analyse naar gevolgen voor de uitvoering en de uitvoerbaarheid. Deze vind je hieronder.